Vermieterlexikon

Abrechnungsfehler, Betriebskosten

  1. Achten Sie darauf, daß die Belege alle auf Ihren Namen, also den Namen des Vermieters, ausgestellt sind. Bei Einsicht in die Belege (von dieser Möglichkeit machen Mieter und deren Anwälte immer häufiger Gebrauch!) wird immer wieder festgestellt, dass ein Großteil der Nebenkostenabrechnungen einen anderen Namen als den des Vermieters trägt. Diese Nebenkostenabrechnungen gelten in einem Rechtsstreit als nicht nachvollziehbar und sind somit nicht zu bezahlen.

  2. Prüfen Sie, ob eigene Wirtschaftseinheiten gebildet wurden oder mehrere Häuser, die in keinem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, zusammengefasst wurden. Eine Nebenkostenabrechnung, die über rechtlich nicht zusammengehörende Objekte erstellt wurde, ist fehlerhaft.

  3. Prüfen Sie, ob Sie den im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel/Verteilerschlüssel der Abrechnung zugrunde gelegt haben und bei den einzelnen Kostenarten auch zutreffend angewandt haben. Hier werden vor allem bei Eigentumswohnungen häufig Fehler gemacht.
    Der Grund: Die Nebenkostenabrechnungen der Hausverwaltung gehen auf Tausendstel. Die mietvertraglichen Abrechnungsgrößen sind entweder die Wohnfläche oder die Anzahl der Personen. Eine Abrechnung nach Tausendstel ist mit den Wohnungsmietern nicht vereinbart worden. Aus diesem Grund sind hier viele Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft, soweit sie die Abrechnung gegenüber dem Mieter betreffen.

  4. Bei den Hausmeisterkosten überprüfen Sie, welche Arbeiten der Hausmeister wirklich ausgeführt hat. Hier werden die meisten Fehler gemacht, weil viele Hausmeister erhebliche Teile der Hausverwaltung übernehmen. Die Hausmeisterkosten sind in diesem Bereich dann nicht (generell nicht!) umlagefähig.
    Sie müssen auch bezüglich der einzelnen Objekte zuordnungsfähig sein. Es reicht nicht aus, dass einfach die gesamten Kosten des Hausmeisters umgelegt werden, wenn der Hausmeister beispielsweise bei Kleinreparaturen, bei Wohnungsabnahmen und -abgaben oder sonst in Vertretung des Vermieters tätig wird.
    Es gilt hier eine "Faustregel": Je weiter der Eigentümer vom Objekt entfernt ist, desto mehr Tätigkeiten übernimmt der Verwalter für den Eigentümer und desto wahrscheinlicher ist es, dass die Hausmeisterrechnungen fehlerhaft sind.

Die 13 häufigsten Abrechnungsfehler

  1. Der falsche Vermieter rechnet ab.
  2. Sie rechnen für jemanden anderen ab und vergessen die Vollmacht beizulegen.
  3. Sie schicken die Abrechnung versehentlich nicht an alle Mieter.
  4. Statt einer Pauschale rechnen Sie nach Rechnungen ab.
  5. Sie legen nicht umlegbare Positionen um.
  6. Auf Ihrer Abrechnung stehen "Sonstige Kosten".
  7. Sie rechnen über mehr als 12 Monate ab.
  8. Die Heizung wurde zu spät abgelesen.
  9. Es wurde keine Zwischenablesung gemacht.
  10. Ihre Abrechnung ist unübersichtlich.
  11. Sie rechnen nach einem falschen Verteilungsschlüssel ab.
  12. Sie gehen von einer falschen Wohnfläche aus.
  13. Sie rechnen die Heizkosten nicht verbrauchsabhängig ab.

Abrechnungsfrist, Betriebskosten

Bisher hatte es für Sie als Vermieter keine negativen Auswirkungen, wenn Sie die Abrechnung der Betriebskosten einmal nicht zeitnah vornehmen konnten. Betriebskostennachforderungen verjährten gemäß § 197 BGB wie auch sonstige Ansprüche auf Mietrückstände innerhalb von vier Jahren, eine deutlich verspätete Betriebskostenabrechnung führte daher noch nicht zum Verlust der Forderung. Dem hat der Gesetzgeber nun einen Riegel vorgeschoben. Nach § 556 a Abs. 3 BGB haben Sie über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen, die Abrechnung haben Sie Ihrem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie als Vermieter haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Dies haben Sie aber in einem Prozess zu beweisen.

 

Abrechnungsmaßstab, Betriebskosten

Hatten Mieter und Vermieter einen Umlagemaßstab für die Betriebskosten vertraglich nicht vereinbart, konnten Sie als Vermieter den Umlagemaßstab nach billigem Ermessen einseitig bestimmen. Jetzt ist in § 556 a BGB der Umlagemaßstab bei fehlender vertraglicher Vereinbarung gesetzlich festgelegt worden. Es gilt allgemein der Flächenmaßstab, da die Umlage nach dem Flächenmaßstab gegenüber der Umlage nach der Personenzahl leichter handhabbar ist. Sie als Vermieter sind allerdings verpflichtet, verbrauchsabhängig abzurechnen, falls der Verbrauch erfasst wird. Allerdings hat Ihr Mieter keinen Anspruch auf Einbau von Geräten zur Verbrauchserfassung, z. B. von Wasseruhren.
Neu ist auch, dass Sie als Vermieter durch einseitige schriftliche Erklärung eine verbrauchsabhängige Abrechnung aller verbrauchs- und verursachungsabhängig erfassten Betriebskosten einführen können. Dies gilt nicht nur für den Fall, dass Sie mit Ihrem Mieter einen anderen Abrechnungsmaßstab vertraglich vereinbart haben, sondern auch, wenn zwischen Ihnen und Ihrem Mieter bislang gar keine oder nur eine teilweise gesonderte Umlage der Betriebskosten vereinbart worden ist, so z. B. bei einer Brutto- oder Teilinklusivmiete oder bei einer Betriebskostenpauschale. Machen Sie als Vermieter in solchen Fällen von Ihrem Bestimmungsrecht Gebrauch und gehen von einer Bruttomiete zur Nettomiete mit Betriebskostenabrechnung über, so ist die eigentliche Miete entsprechend herabzusetzen.

 

Aufrechnung

Bislang hatten Sie als Vermieter die Möglichkeit, das Aufrechnungsrecht Ihres Mieters mit Schadens- und Aufwendungsersatzansprüchen wegen eines Mangels sowie Ansprüchen aus ungerechtfertigter Bereicherung wegen zuviel gezahlter Miete vertraglich auszuschließen.
Dies ist jetzt nicht mehr möglich, § 556 b Abs. 2 BGB formuliert eindeutig, dass Ihr Mieter auch entgegen einer vertraglichen Bestimmung gegen eine Mietforderung mit einer eigenen Forderung aus einem Schadens- oder Aufwendungsersatzanspruch wegen eines Mangels oder aus ungerechtfertigter Bereicherung wegen zuviel gezahlter Miete aufrechnen kann, wenn er seine Absicht Ihnen als Vermieter mindestens einen Monat vor der Fälligkeit der Miete schriftlich angezeigt hat. Eine zum Nachteil Ihres Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam.